OFFRE D’EMPLOI Directrice ou directeur du Service des archives
Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine
La congrégation religieuse catholique Les Sœurs de la Congrégation de Notre-Dame a été fondée à Ville-Marie (Montréal) au 17e siècle par sainte Marguerite Bourgeoys. Elle compte 600 sœurs au Canada, aux États-Unis, au Japon, au Honduras, au Guatemala, au Salvador et au Cameroun. Femmes de foi et d’engagement, les sœurs de la Congrégation de Notre-Dame sont bien connues au Québec pour leur contribution exceptionnelle à l’éducation des filles et des garçons et pour la création des premières écoles d’enseignement supérieur pour les filles. Elles sont présentes là où il y a un besoin et viennent en aide aux personnes éprouvées et marginalisées.
L’Administration générale et la Maison mère de la Congrégation sont situées à Montréal, et l’équipe compte 20 employés et une dizaine de sœurs. Le Service des archives compte sept employés et conserve 560 mètres linéaires d’archives textuelles, 30 000 documents iconographiques, 2 000 archives audiovisuelles ou sonores ainsi que des livres anciens, des œuvres d’art et des artéfacts.
MANDAT
La personne titulaire du poste dirige le Service des archives de la Congrégation et assure la gestion des fonds d’archives, des documents et des collections, incluant celles des œuvres d’art, des livres anciens et du centre de documentation. Elle gère les ressources humaines, matérielles et financières du Service et organise des activités et projets de diffusion. Elle effectue la planification à long terme des activités du Service des archives en collaboration avec sa supérieure immédiate. Elle planifie, organise et coordonne le travail du personnel du service et prépare le déménagement des archives dans un nouveau lieu d’ici les prochaines années. Elle établit, transmet et maintient à jour toutes les politiques, normes et procédures concernant les archives. Elle met en œuvre les orientations de la Congrégation en matière de gestion des archives, des documents et des collections dans un environnement analogique et numérique et soutient les différents groupes d’usagers.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
La personne titulaire du poste relève du Conseil général et ses principales tâches sont les suivantes :
Planification à long terme des archives de la Congrégation
- Évaluer l’ensemble des archives de la CND afin d’établir un plan de développement à long terme;
- Établir la vision et le plan de développement des archives à moyen et long terme avec le Conseil général;
- Convenir, avec les différentes parties prenantes, des axes de développement des collections;
- Analyser les différents lieux possibles pour la conservation des archives de la Congrégation à long terme et coordonner les démarches pour l’aménagement des lieux et le déménagement des archives.
Gestion des ressources humaines
- Coordonner le travail de 6 personnes, soit trois archivistes et trois techniciens en archivistique;
- Identifier les priorités et les objectifs de chaque membre de l’équipe;
- Évaluer le travail et assurer l’atteinte des objectifs;
- Mettre en place des méthodes de travail assurant l’efficacité et l’efficience des opérations;
- Mobiliser le personnel et évaluer la contribution de chacun;
- Assurer le plein développement des membres de l’équipe et maximiser l’apport de chacun;
- Veiller à maintenir un excellent climat de travail et des relations de travail harmonieuses.
Gestion des ressources financières
- Préparer le budget annuel du Service et le faire approuver;
- Assurer le suivi de la tarification et de la facturation;
- Contrôler les dépenses du Service;
- Préparer des demandes de subventions et en assurer le suivi.
Gestion des ressources matérielles
- Déterminer les besoins en équipements informatiques;
- Assurer la sécurité des lieux et le contrôle des accès aux locaux;
- Planifier l’aménagement adéquat des locaux et déterminer les besoins en espace et en matériel de conservation.
Gestion des archives, documents et collections
- Établir les critères d’évaluation, de tri et de sélection des archives;
- Établir les critères pour protéger les archives iconographiques et filmiques;
- Effectuer les opérations de conservation préventive (conditions climatiques, méthodes et outils de rangement, duplication des documents de valeur etc.);
- Vérifier l’état des archives avant et au retour du prêt;
- Tenir à jour le plan de classification et de classement des archives;
- Développer des outils pour la gestion des exemplaires excédentaires;
- En collaboration avec la directrice des communications, veiller au développement de la section des archives sur l’intranet et le site web de la Congrégation;
- Intégrer les fonds d’archives scolaires et le fonds d’archives des arts au corpus des fonds et des collections;
- Coordonner et superviser les projets spéciaux.
Service aux usagers
- Assurer le suivi de la correspondance reçue et attribuer les demandes des usagers;
- Produire des statistiques sur les demandes de recherches et de visites;
- Préparer les licences pour l’utilisation, la reproduction et le prêt de documents;
- Conseiller et soutenir les religieuses et le personnel dans la gestion des documents.
Recherches et diffusion
- Rencontrer les chercheurs pour préciser leurs besoins en information;
- Réaliser certaines recherches;
- Planifier et superviser la réalisation de projets de diffusion des archives avec les différentes clientèles cibles;
- Organiser et animer des activités de formation et de diffusion.
Toute autre tâche connexe et toute autre tâche confiée par son supérieur immédiat.
EXIGENCES ET COMPÉTENCES REQUISES
- Maîtrise en science de l’information (l’option archivistique est un atout) ou diplôme d’études universitaires de premier cycle dans un domaine connexe et certificat en archivistique;
- Cinq (5) années d’expérience pertinente;
- Expérience en gestion de personnel et gestion d’un département ou d’un service;
- Maîtrise du français et connaissance de l’anglais parlé et écrit;
- Habiletés de direction, leadership et sens de l’organisation;
- Rigueur, professionnalisme, dynamisme, sens des responsabilités et jugement;
- Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et à diriger une équipe afin d’atteindre les objectifs;
- Tact, diplomatie, maturité professionnelle, discrétion et efficacité;
- Bonne connaissance de la législation encadrant les archives, leur reproduction et leur utilisation;
- Connaissance des logiciels de bureautique et de gestion des documents et des archives (Constellio constitue un atout);
- Capacité à travailler avec différents partenaires externes et à développer des projets.
- Capacité physique de soulever et déplacer, sans assistance, un maximum de 25 k (55 livres).
AVANTAGES
- Régime d’assurance collective (santé, vie, invalidité longue durée)
- Stationnement sur place
- Régime de retraite : contribution de l’employeur de 7,6 % du salaire
- 16 congés fériés et mobiles
- Vacances : 3 semaines après 1 an, 4 semaines après 2 ans
INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
- Lieu de travail : 2330, rue Sherbrooke Ouest, Montréal
- Heures de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi
- Télétravail possible selon le cas, 1 ou 2 journées par semaine
- Rémunération : selon l’échelle salariale en vigueur et l’expérience du candidat
- Entrée en fonction : juin 2023
Les personnes intéressées par le poste sont invitées à transmettre leur candidature à l’adresse : rh@cnd-m.org
Le genre masculin est utilisé dans ce document sans discrimination à l’égard du féminin, dans le seul but d’alléger le texte.