POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES SOEURS DE LA CONGRÉGATION DE NOTRE-DAME DE MONTRÉAL

Dernière mise à jour : 29 août 2023.

Avec l’arrivée des nouvelles technologies il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. C’est pourquoi nous, personne morale sans but lucratif légalement incorporée sous le nom « LES SOEURS DE LA CONGRÉGATION DE NOTRE DAME », dont le siège social est situé au 2330, Sherbrooke Ouest (H3H 1G8), dans la ville de Montréal, dans la province de Québec, au Canada (ci-après nommée la « Congrégation » ou « nous »), nous préoccupons sérieusement de votre vie privée (ci-après « vous » ou « Utilisateur ») et vos renseignements personnels.

La présente politique (ci-après la « Politique »), de protection des renseignements personnels, décrit :

Les renseignements que la Congrégation peut collecter et auprès de qui
Comment nous utilisons et partageons vos renseignements et avec qui
Les situations où nous avons besoin ou non de votre consentement
Quels sont vos droits concernant vos renseignements et comment les exercer
Quelles sont nos mesures de sécurité pour vos renseignements
Quels sont les autres termes et conditions qui accompagnent cette Politique
Comment nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique
Comment nous contacter si vous avez une question, un commentaire ou une requête à formuler

La Congrégation s’engage à ne pas recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels autrement qu’en conformité avec la présente Politique et les lois applicables au Canada et au Québec.

Veuillez lire attentivement la présente Politique pour comprendre nos pratiques liées à vos renseignements personnels. Si vous n’êtes pas d’accord avec nos politiques et pratiques, vous devez cesser d’utiliser notre Plateforme. En accédant à cette Plateforme ou en l’utilisant, vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites dans cette Politique. La Politique peut être modifiée de temps à autre. Si vous continuez à utiliser cette Plateforme après que nous ayons apporté des modifications à la Politique, vous indiquez que vous acceptez et consentez à ces modifications. Dans la mesure du possible, nous vous informerons à l’avance de tout changement important apporté à la Politique.

Portée de la Politique

Cette Politique s’applique aux informations que nous collectons, communiquons, stockons et traitons de quelque autre manière que ce soit à votre sujet :

Sur notre site web https://www1.cnd-m.org, notre portail client et nos pages de médias sociaux, nos comptes, nos sites web, nos réseaux ou toutes les applications qu’ils contiennent, conçus et exploités par la Congrégation (ci-après la « Plateforme »).
Dans les courriels, textes, formulaires et autres messages électroniques entre vous et cette Plateforme.
Par le biais d’appels vidéo, d’appels téléphoniques ou de discussions avec les employés de la Congrégation.
Par le biais d’applications mobiles et de bureau que vous téléchargez à partir de cette Plateforme, qui fournissent une interaction dédiée non basée sur un navigateur entre vous et cette Plateforme.
Lorsque vous interagissez avec nos formulaires, nos publicités et nos applications sur des sites web et des services tiers, si ces formulaires, applications ou publicités comportent des liens vers la présente Politique.

La Plateforme peut inclure des liens vers des sites web, plug-ins, services, réseaux sociaux ou applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers ou activez un plugin tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n’avons aucune responsabilité pour les pratiques et les politiques des tiers en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne contrôlons pas ces tiers et nous vous encourageons à lire attentivement la politique de confidentialité de chacun des tiers que vous visitez.

Sachez que vous pouvez obtenir plus d’informations à propos de nos pratiques et retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable, en contactant notre Responsable de la protection des renseignements personnels à contactcnd@cnd-m.org. Cependant, sans votre consentement, il est possible que la Congrégation ne soit plus à même de vous fournir la Plateforme ou les services demandés.

Enfin, si vous fournissez à la Congrégation ou à des tiers des renseignements personnels concernant une autre personne, vous vous engagez à détenir l’autorisation nécessaire pour le faire et/ou à avoir obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ces tiers afin de nous permettre de les traiter conformément à la Politique.

INFORMATION JURIDIQUE

ÉDITEUR

LES SOEURS DE LA CONGRÉGATION DE NOTRE DAME

2330, Sherbrooke Ouest, Montréal, H3H 1G8

Québec, Canada

HÉBERGEUR

OVH Hosting Inc.

800-1801 av. McGill College, Montréal (H3A2N4)

Québec, Canada

1 – COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est une information associée spécifiquement à une personne physique et qui peut servir à l’identifier, soit directement ou soit indirectement, c’est-à-dire en l’agençant avec d’autres renseignements détenus par la Congrégation ou ses prestataires tiers.

La Congrégation peut obtenir des renseignements personnels lorsque vous sauvegardez vos renseignements personnels sur la Plateforme ou, le cas échéant, en transmettant autrement vos renseignements personnels, en demandant un service ou encore en communiquant avec nous par téléphone, par courriel ou autrement.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification de vos renseignements personnels. La loi vous donne le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de les corriger.

Nous collectons les renseignements suivants auprès de vous :

Les noms et prénoms ;
L’adresse courriel ;
Informations de connexion ;
Votre langue de préférence.

Personnes auprès de qui ces renseignements personnels sont collectés :

Les renseignements personnels de l’Utilisateur peuvent être collectés :

Directement auprès de vous par le biais de formulaires et communications, à savoir :
- Formulaire d’inscription à l’infolettre ;
- Formulaire de contact ;
- Communications courriels ;
- Téléphone ; et
Par le biais de témoins de connexions (cookies)
- Réglages préférentiels ;
- Statistiques de navigation.

La base juridique de la Congrégation pour le traitement des renseignements personnels de l’Utilisateur peut être l’une ou plusieurs des suivantes :

Le consentement de l’Utilisateur ;
Lorsque cela est nécessaire pour remplir que la Congrégation puisse remplir ses obligations légales ;
Lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat entre l’Utilisateur et la Congrégation ou avant de le conclure à la demande de l’Utilisateur ;
Lorsque cela est nécessaire pour sauvegarder les intérêts vitaux de l’Utilisateur ou ceux d’un tiers ; ou
Lorsque cela est basé sur un intérêt légitime, tel que :
- Pour assurer la sécurité de la Plateforme, de son réseau et des données ;
- Pour prévenir la fraude ; ou
- À des fins de gestion administrative interne.

Pour de plus amples renseignements sur la protection de vos renseignements personnels et vos droits afférents, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou la Commission d’accès à l’information du Québec.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.privcom.gc.ca)
Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca)

2 – UTILISATIONS ET PARTAGE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Finalités d’utilisation des renseignements personnels

Nous recueillons des renseignements personnels de l’Utilisateur pour les raisons suivantes :

Fournir un service ininterrompu ;
Comprendre l’utilisation de la Plateforme ;
Analyser et améliorer l’expérience Utilisateur ;
Communiquer avec l’Utilisateur ;
Maintenir des sauvegardes de nos bases de données et conserver les enregistrements ;
Pour établir, exercer ou défendre des actions en justice, que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire ou dans le cadre d’une procédure administrative ou extrajudiciaire pour la protection et la revendication de nos droits légaux, de vos droits légaux et des droits légaux d’autrui
Se conformer aux lois et règlements applicables.

Partage des renseignements personnels

La Congrégation accorde une attention particulière à ne partager que les renseignements personnels nécessaires à ses obligations légales et à votre service. Dans certaines situations, les renseignements personnels peuvent être partagés aux partenaires de l’entreprise, aux applications, sites web ou intégrations tierces sur ou utilisant notre Plateforme et pour l’application de la loi ou de demandes légales. Les renseignements personnels de l’Utilisateur peuvent être partagés par la Congrégation aux fins de prise de rendez-vous en visioconférence, notamment Zoom, ou de calendriers partagés, le cas échéant.

Les catégories de personnes à qui les renseignements des Utilisateurs peuvent être transférés sont les suivantes :

Prestataires de paiement, pour traiter les paiements des Utilisateurs ;
Prestataires de services de vérification, pour s’assurer de l’identité des Utilisateurs ;
Prestataires de services informatiques, pour assurer le fonctionnement et la sécurité de la Plateforme ;
Prestataires de services d’analyses, pour améliorer la Plateforme ;
Prestataires de services permettant la conformité aux lois et règlements en vigueur
Partenaires, organismes gouvernementaux et autorités réglementaires, organes judiciaires, associés, agents, avocats ou autres représentants pour le respect des obligations légales auxquelles nous sommes soumis ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, que ce soit dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une procédure administrative ou extrajudiciaire ;
À toute autre personne en vertu de ce qui est permis et/ou imposé par la loi.

Si l’Utilisateur ne souhaite pas que ses renseignements personnels soient communiqués à des tiers ou des partenaires, il lui est possible de s’y opposer à tout moment en nous contactant.

3 – LES SITUATIONS OÙ NOUS AVONS BESOIN OU NON DE VOTRE CONSENTEMENT

Nous n’utilisons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou dans les limites autorisées par la loi. Nous obtenons votre consentement pour collecter, utiliser et divulguer vos renseignements personnels lorsque :

Vous demandez un produit ou un service ;
Nous avons besoin d’utiliser vos renseignements dans un but différent de celui pour lequel vous avez déjà donné votre consentement ;
Vous interagissez avec nous.

Toutefois, nous n’obtenons pas votre consentement pour chaque interaction avec vous. Par exemple, si nous utilisons vos renseignements personnels dans un but lié à celui pour lequel vous avez donné votre consentement. En outre, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour :

Se conformer à une décision de justice ou à toute autre demande contraignante ;
Faire valoir une créance ;
Enquêter sur une rupture de contrat ou une infraction à la loi ;
Prévenir, arrêter ou détecter une fraude.

4 – QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS ET COMMENT LES EXERCER

Vos principaux droits en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels sont les suivants :

Le droit d’accès ;
Le droit de rectification ;
Le droit à la désindexation ;
Le droit de restreindre le traitement ;
Le droit de s’opposer au traitement ;
Le droit à la portabilité des renseignements personnels ;
Le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle ; et
Le droit de retirer votre consentement.

Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos renseignements personnels et, le cas échéant, l’accès à ces renseignements, ainsi qu’à certaines informations supplémentaires. Ces informations supplémentaires comprennent des détails sur les finalités du traitement, les catégories de renseignements personnels concernés et les destinataires des renseignements personnels. Pour autant que les droits et libertés d’autrui ne soient pas affectés, nous vous fournirons une copie de vos renseignements personnels. La première copie sera fournie gratuitement, mais les copies supplémentaires pourront faire l’objet d’une redevance raisonnable.

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos renseignements personnels dans un délai raisonnable. Ces circonstances sont les suivantes : les renseignements personnels ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles ils ont été collectés ou sont traités d’une autre manière ; vous retirez votre consentement à un traitement fondé sur le consentement ; vous vous opposez au traitement en vertu de certaines règles applicables en matière de protection des renseignements personnels ; le traitement est effectué à des fins de marketing direct ; les renseignements personnels ont été traités de manière illégale. Il existe toutefois des exclusions au droit à l’effacement. Les exclusions générales comprennent les cas suivants où le traitement est nécessaire :

À l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information
Pour se conformer à une obligation légale ; ou
Pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous informer de toute modification liée à vos renseignements personnels que nous détenons sur vous.

Si vous souhaitez revoir, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, vous pouvez également nous envoyer un courriel à l’adresse contactcnd@cnd-m.org pour demander l’accès, la correction ou la suppression des renseignements personnels que vous nous avez fournis. Nous pouvons ne pas accéder à une demande de modification d’informations si nous pensons que cette modification enfreindrait une loi ou une obligation légale ou qu’elle rendrait les informations incorrectes. Nous pouvons vous facturer des frais d’accès à vos renseignements personnels, mais nous vous informerons à l’avance de ces frais.

Vous avez accès à certains de vos renseignements personnels et pouvez les modifier dans l’intranet FirstClass qui est accessible via la Plateforme. Par ailleurs, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Voici quelques exemples de ces exceptions

Les informations protégées par le secret professionnel.
Les informations qui font partie d’un processus formel de résolution des litiges.
Les informations concernant une autre personne et qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles.
Les informations dont le coût de fourniture est prohibitif.

Si vous êtes préoccupé par nos traitements ou si vous souhaitez corriger les informations que vous nous avez fournies, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : contactcnd@cnd-m.org.

Droit de retirer votre consentement. Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit légal de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous à l’adresse contactcnd@cnd-m.org. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir un produit ou un service particulier. Nous vous expliquerons l’impact de ce retrait pour vous aider à prendre votre décision.

Requêtes relatives à vos renseignements personnels. Nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et vos droits en vertu des lois applicables, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou apporter les modifications que vous avez demandées. Une fois que vous avez fait valoir vos droits en matière de renseignements personnels, nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours, conformément à la loi. Si le délai est supérieur à 30 jours, vous en serez informé.

Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels peuvent nous permettre ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu anonymes vos renseignements personnels conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des renseignements personnels. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous en communiquerons les raisons, sous réserve des restrictions légales ou réglementaires.

5 – SÉCURITÉ ET CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sécurité

Les renseignements personnels que la Congrégation collecte sont conservés dans un environnement sécurisé. La Congrégation a adopté des mesures appropriées afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels et de les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, en tenant compte, notamment, de leur sensibilité et des fins auxquelles ils sont employés. De plus, la Congrégation exige que chaque employé, mandataire ou représentant de la Congrégation respecte la présente Politique.

Pour assurer la sécurité des renseignements personnels de l’Utilisateur, la Congrégation a recours, entre autres, aux mesures suivantes :

HTTPS
Protocole SSL (Secure Sockets Layers) ;
Sécurité WordPress ;
Accès protégé aux serveurs et aux ordinateurs ;
Pare-feu ;
Utilisation de réseaux de données protégés avec mot de passe ;
Serveur québécois.

La Congrégation s’engage ainsi à maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité des transactions de l’Utilisateur afin d’assurer la protection de ses renseignements personnels et éviter qu’elles ne soient consultées, utilisées ou divulguées sans autorisation.

Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

La Congrégation tient un registre des incidents de confidentialité à jour et prendra contact avec tout Utilisateur dont les renseignements personnels seraient l’objet d’un tel incident et présentant un risque de préjudice sérieux.

Conservation

Les renseignements personnels de l’Utilisateur ne seront pas conservés au-delà des raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. La Congrégation respecte la période de conservation établie par la présente Politique, laquelle est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6 – AUTRES TERMES ET CONDITIONS QUI ACCOMPAGNENT CETTE POLITIQUE

Antispam

La Congrégation respecte les exigences de la Loi canadienne anti-pourriel (CASL). L’utilisateur comprend qu’il peut consentir expressément ou tacitement à recevoir des messages de la Congrégation.

Pour se désinscrire de la liste de diffusion de nos communications électroniques, il suffit de cliquer sur le bouton « Se désinscrire » au bas de nos messages électroniques. Veuillez noter que chaque fois que nous vous envoyons un e-mail, nous vous donnons la possibilité de vous désinscrire de notre liste de diffusion.

Prise de décision automatisée

La Congrégation ne traite aucune donnée à caractère personnel de manière automatisée et nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel à des fins de prise de décision automatisée.

Enfants de moins de 14 ans

Notre Plateforme n’est pas destinée aux personnes âgées de moins de 14 ans. Aucune personne âgée de moins de 14 ans ne peut fournir de renseignements personnels à la Plateforme ou sur la Plateforme sans le consentement de ses parents. Si vous avez moins de 14 ans, n’utilisez pas ou ne fournissez pas de renseignements personnels sur cette Plateforme ou sur ou par l’intermédiaire de l’une de ses fonctions. Ne vous inscrivez pas sur la Plateforme, n’effectuez pas d’achats par l’intermédiaire de la Plateforme, n’utilisez pas les fonctions interactives ou de commentaires publics de cette Plateforme et ne nous fournissez pas d’informations vous concernant, y compris votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou le nom d’utilisateur que vous pouvez utiliser. Si nous apprenons que nous avons collecté ou reçu des renseignements personnels de mineurs de moins de 14 ans sans le consentement de leurs parents, nous supprimerons ces renseignements. Si vous pensez que nous détenons des renseignements concernant une personne de moins de 14 ans, veuillez nous contacter à l’adresse contactcnd@cnd-m.org.

Loi applicable

La présente Politique est régie par les lois québécoises et canadiennes applicables. Ces lois s’appliquent sans donner effet à quelque principe que ce soit relatif au conflit de lois.

Divisibilité

Chaque disposition de la présente Politique forme un tout distinct de sorte que toute décision d’un tribunal à l’effet que l’une des dispositions de la présente Politique est nulle ou non exécutoire n’affecte aucunement la validité des autres dispositions de la présente Politique ou encore leur caractère exécutoire.

7 – MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous mettons occasionnellement à jour cette Politique. L’utilisation continue de la Plateforme constitue l’accord de l’Utilisateur quant à cette Politique de confidentialité ainsi qu’à ses mises à jour. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons les données personnelles de nos utilisateurs, nous vous en informerons par courrier électronique ou par un avis sur la page d’accueil de la Plateforme.

Cependant, lorsque la Loi sur la protection du consommateur s’applique, la Congrégation avisera trente (30) jours précédant l’entrée en vigueur de la modification des présentes les Utilisateurs de la Plateforme. Si l’Utilisateur refuse ces modifications et souhaite résilier le contrat, il aura au plus tard trente (30) jours suivant l’entrée en vigueur des modifications pour transmettre un avis à la Congrégation et résoudre, sans frais ou pénalité, ses obligations envers la Congrégation.

8 – COMMENT NOUS CONTACTER

Vous pouvez exercer les droits prévus par la présente Politique ou nous adresser toute autre question ou plainte concernant les pratiques de la Congrégation en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels en nous contactant à l’adresse suivante :

Par courrier à:

Responsable de la protection des renseignements personnels

2330, Sherbrooke Ouest, Montréal, H3H 1G8

Québec, Canada

Par courriel: contactcnd@cnd-m.org

Nous avons mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à la présente Politique et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour discuter de notre conformité à la présente Politique, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée en utilisant les données de contact indiquées ci-dessus.