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OFFRE D’EMPLOI Archiviste

Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine

Les Sœurs de la Congrégation de Notre-Dame est une congrégation religieuse catholique fondée à Ville-Marie (Montréal) au 17e siècle par sainte Marguerite Bourgeoys. La Congrégation compte 600 sœurs au Canada, aux États – Unis, au Japon, au Honduras, au Guatemala, au Salvador et au Cameroun. Femmes de foi et d’engagement, les sœurs de la Congrégation de Notre-Dame sont bien connues au Québec pour leur contribution exceptionnelle à l’éducation des f illes et des garçons et pour la création des premières écoles d’enseignement supérieur pour les f illes. En plus, elles sont présentes là où il y a un besoin et viennent en aide aux personnes éprouvées et marginalisées.

L’Administration générale et la Maison  mère  de la  Congrégation  sont  situées  à  Montréal  et  l’équipe  compte 35 employés et une dizaine de sœurs. Le Service des archives compte sept employés et conserve plus de 500 mètres linéaires d’archives textuelles, 30 000 documents iconographiques, 2 000 archives audiovisuelles ou sonores ainsi que des livres anciens, des œuvres d’art et des artéfacts.

MANDAT

La personne titulaire du poste relève du directeur du Service des archives et participe à la gestion des fonds d’archives analogiques et numériques, des documents et des collections, incluant celles des œuvres d’arts, des livres anciens et du centre de documentation. Elle contribue à l’ef fort collectif du Service qui prépare son déménagement. La personne titulaire du poste fait la gestion d’activités et de projets qui lui sont confiées par la direction du Service, ce qui inclut entre autres l’organisation des tâches et l’encadrement du travail de technicien.ne.s, de stagiaires et de bénévoles. Plus particulièrement, elle est une personne-ressource pour la préservation des archives.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Les principales tâches de l’archiviste sont :

  • Gérer les archives, les documents et les collections conformément aux politiques, guides, procédures et bonnes pratiques professionnelles établis, soit :
    • accroissement (versement, acquisition, élagage);
    • traitement (évaluation, tri, classification, cotation, description, indexation);
    • préservation (manipulation, conditionnement, rangement);
    • numérisation et photographie documentaire (retouche sommaire et gestion des f ichiers);
    • diffusion et mise en valeur.
  • Gérer les différentes activités et projets;
  • Réaliser des analyses, rédiger des rapports et préparer des présentations
  • Participer à la recherche de meilleures pratiques au sein de l’organisation;
  • Élaborer et mettre à jour des politiques, des guides et des procédures;
  • Élaborer et mettre à jour des outils archivistiques (plan de classification, calendrier de conservation, instruments de recherche, ) et assurer leur utilisation et leur respect;
  • Élaborer et mettre à jour des outils informatiques (logiciel de gestion des documents et des archives, bases de données, etc.);
  • Assurer l’ef f icacité et l’ef f icience des activités et projets du Service des archives;
  • Assurer l’atteinte des objectifs annuels;
  • Assurer le suivi de la correspondance et répondre aux demandes des usagers;
  • Fournir des services de référence aux usagers internes et externes;
  • Préparer les licences pour l’utilisation des documents et leur reproduction;
  • Conseiller et assister les religieuses et le personnel dans la gestion des documents;
  • Élaborer et animer des activités de formation;
  • Réaliser toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

EXIGENCES ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Maîtrise en sciences de l’information ou baccalauréat avec un certificat en archivistique ou en gestion de l’information numérique. Toute autre combinaison de formation et d’expérience pertinente sera également considérée;
  • Capacité physique de soulever et déplacer, sans assistance, un maximum de 25 kg (55 livres);
  • Expérience de trois ans en gestion des archives et des documents;
  • Bonne connaissance des règles pour la description des documents d’archives (RDDA);
  • Bonne connaissance de la législation encadrant les archives, leur reproduction et leur utilisation;
  • Connaissance des langages documentaires et de l’indexation;
  • Connaissance en bibliothéconomie et en muséologie sont des atouts;
  • Connaissance des logiciels de gestion des documents et des archives (Constellio constitue un atout);
  • Maîtrise de Microsoft La connaissance de la suite Adobe est un atout;
  • Maîtrise du f rançais et bonne connaissance de l’anglais. La connaissance de l’espagnol est un atout;
  • Capacité à gérer et à réaliser plusieurs projets simultanément;
  • Maturité professionnelle et forte aptitude à travailler en équipe dans la réalisation des activités et projets;
  • Sens de l’organisation, leadership, respect, courtoisie, rigueur, compétence, efficacité, tact;
  • Rigueur, minutie, souci du détail et excellente capacité d’analyse et de synthèse;
  • Sens des responsabilités, dynamisme et jugement;
  • Discrétion et respect de la confidentialité.

AVANTAGES

  • Assurances collectives santé, vie, invalidité longue durée;
  • Stationnement sur place;
  • Régime de retraite : contribution de l’employeur de 7,6 % du salaire et contribution de l’employé de 6 % du salaire;
  • 16 congés fériés et mobiles par année;
  • Vacances : 3 semaines après 1 an, 4 semaines après 2 ans

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

  • Lieu de travail actuel : 2330, Sherbrooke Ouest, Montréal
  • Heures de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi
  • Télétravail possible 1 journée par semaine selon le travail à faire
  • Rémunération : selon l’échelle salariale en vigueur et l’expérience du candidat
  • Entrée en fonction : février 2025

Les personnes intéressées par le poste sont invitées à transmettre leur candidature à l’adresse : rh@cnd-m.org .