Offre d’emploi: Réceptionniste Poste à temps partiel, occasionnel

Les Sœurs de la Congrégation de Notre-Dame est une congrégation religieuse catholique fondée à Ville-Marie (Montréal) au 17e siècle par sainte Marguerite Bourgeoys. La Congrégation compte 600 sœurs au Canada, aux États-Unis, au Japon, au Honduras, au Guatemala, au Salvador et au Cameroun. Femmes de foi et d’engagement, les sœurs de la Congrégation de Notre-Dame sont bien connues au Québec pour leur contribution exceptionnelle à l’éducation des filles et des garçons et pour la création des premières écoles d’enseignement supérieur et universitaire pour les filles. En plus, elles sont présentes là où il y a un besoin et viennent en aide aux personnes éprouvées et marginalisées.

L’Administration Générale et la Maison Mère de la Congrégation sont situées à Montréal et l’équipe compte 20 employés et une dizaine de sœurs.

MANDAT

La personne titulaire du poste remplace les réceptionnistes actuelles lors de leurs congés et vacances en semaine et travaille occasionnellement la fin de semaine pour accueillir des groupes.

La personne répond au téléphone, achemine les appels, accueille les visiteurs à la Maison mère, veille à la préparation de la salle de réunion et effectue les réservations des salles et des chambres.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Ses principales tâches et responsabilités sont :

Réception

• Assurer l’accueil de chaque personne se présentant à la Maison mère;
• Acheminer les appels téléphoniques, prendre le message si nécessaire et s’assurer de le transmettre le plus rapidement possible à la personne concernée;
• Contrôler les entrées et sorties aux deux portes d’entrée;
• S’assurer que chaque visiteur soit rencontré à la porte;
• Effectuer la réservation et l’organisation des salles de réunion (tables, chaises, cabines de traduction, breuvages, collations);
• Installer le matériel requis dans les salles de réunion dont les équipements de projection et d’audiovisuel avant le début des réunions;
• Veiller au service de la collation durant la réunion et assurer le bon déroulement des activités (fonctionnement du matériel, température, etc.);
• Ranger le matériel des salles une fois la réunion terminée;
• Préparer la liste des chambres à occuper, identifier ces chambres et afficher les listes aux différents étages de la maison;
• Accueillir les personnes à leur arrivée et voir à ce que leurs besoins d’aide et d’information soient satisfaits.